VOG-beleid bij HDM: Sandra Vink geeft tips

(Foto credits: ©Bob Dragman en ©HVV HDM)

“Wij willen als club hebben gedaan wat wij kunnen om te voorkomen dat er iets met de kwetsbaren of kinderen gebeurt. Als je geen VOG’s hebt geregeld en er gebeurt iets, dan zou ik niet in de spiegel kunnen kijken als club.”

Een mooie quote van Sandra Vink van Haagsche Hockeyvereniging HDM. Sandra beschrijft hier de reden waarom het zo belangrijk is om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) voor vrijwilligers aan te vragen. Je wilt als vereniging veiligheid bieden aan de leden, zowel jong als oud. De afgelopen jaren hebben laten zien dat er nog regelmatig problemen zijn in de sport rondom een veilige sportcultuur. Daarom is het belangrijk om echt bezig te zijn met het (door)ontwikkelen van een positieve en veilige sportcultuur.

Ook mijn kinderen hockeyen daar en ik vind het heel prettig dat zoveel mensen een VOG moeten hebben.”

Eén van de basisvoorwaarden voor een positieve sportcultuur is het aanvragen van de VOG. Dit is geen garantie, maar kan de kans op grensoverschrijdend gedrag verkleinen. Bij HDM hebben ze het VOG beleid sterk opgezet, vandaar dat we Sandra Vink hebben gesproken over hun VOG beleid en welke tips zij heeft voor het aanvragen hiervan. Sandra is bij HDM de persoon die de VOG’s voor de vrijwilligers regelt.

Waarom zijn jullie begonnen met het aanvragen van de (gratis) VOG?

'In het verleden heeft een aantal incidenten plaatsgevonden bij verschillende (andere) verenigingen die mogelijk voorkomen hadden kunnen worden met het aanvragen van een VOG. Daarom heeft HDM besloten om VOG’s aan te vragen. We willen als HDM graag kinderen en kwetsbaren die bij ons hockeyen beschermen. Wij willen als club hebben gedaan wat wij kunnen om grensoverschrijdend gedrag te voorkomen.'

'Omdat (o.a.) sportclubs gebruik kunnen maken van de zogenaamde Gratis-VOG-regeling is het is niet nodig dat de vrijwilligers zelf (een door hen te betalen) VOG-aanvraag doen. Dat neemt een forse drempel weg.'

Voor wie vragen jullie een VOG aan?

“Wij hebben ervoor gekozen om een heel grote groep tot de doelgroep van de VOG te benoemen. Wij hebben het breed opgepakt. Ik geloof dat wij wel voor 150 vrijwilligers hebben gezegd: ‘Voor deze mensen moet een VOG worden aangevraagd’.”

'Wij hebben als criterium gekeken naar wie er in aanraking komen met kinderen en kwetsbaren (ter toelichting: er wordt bij HDM ook G-hockey gespeeld; hockey door spelers met een verstandelijke beperking). Zo moeten alle bestuursleden en bijna alle commissieleden een VOG hebben. Om deze reden heeft een kascommissie geen VOG nodig, terwijl een materialencommissie die wel nodig heeft. Alle betaalde trainers moeten wel over een VOG beschikken. Bij ouders die training geven hebben we dit vaak niet gedaan, omdat deze ouders meestal een zoon of dochter in het desbetreffende team hebben.'

Hoe vaak vragen jullie een VOG aan?

'Wij hebben ervoor gekozen dat de VOG 3 jaar geldig is. Dit komt overeen met het advies van het Centrum Veilige Sport Nederland (red.). Na deze 3 jaar moet de VOG opnieuw worden aangevraagd.'

Hoe houden jullie bij wie een VOG heeft?

'Wij houden de data bij in Excel, hierin kun je eenvoudig bijhouden wie een VOG heeft. Je maakt een aantal kolommen in Excel, namelijk naam, e-mailadres, datum van de aanvraag, is de VOG ontvangen, datum van de dagtekening van de VOG en de reden van de aanvraag.'

'Het bijhouden van de doelgroep is nuttig, zodat je niet zelf achter iedereen aan hoeft. Je kan de voorzitter van een commissie vragen om te zorgen dat de desbetreffende personen de VOG-aanvraag afronden en daarna een kopie sturen.'

Hoe werkt het aanvragen van de VOG’s via gratis VOG?

'Eerst moet je voor alle mensen in de doelgroep een VOG aanvragen bij Justis. De desbetreffende  vrijwilligers krijgen vervolgens een mail van Justis waarmee zij zelf de VOG-aanvraag moeten afronden. Als Justis besluit dat betrokkene een VOG krijgt wordt die op papier naar het huisadres gestuurd. De vrijwilliger laat die vervolgens aan de club (in dit geval aan Sandra) zien, waarna wordt aangetekend dat betrokkene over een VOG beschikt.'

'Het aanvragen van de VOG’s kost natuurlijk tijd. Maar ook het er voor zorgen dat de vrijwiligers hun aanvraag afronden en daarna de afgegeven VOG laat zien kost energie en tijd; je moet wel een beetje achter mensen aan zitten. Belangrijk om te zeggen is dat wanneer de aanvraag te laat wordt afgerond, de aanvraag verval; er moet dan een nieuwe aanvraag worden gedaan.'

'Maar als je een en ander goed bijhoudt en de commissieleden hun eigen mensen laat aanspreken, is het goed te doen. Bovendien doe je het voor een goed doel.'

Heb je nog praktische tips voor verenigingen?

'Mijn tip is om iemand van het bestuur hier verantwoordelijk voor te stellen. Het is belangrijk dat deze persoon precies werkt. Deze verantwoordelijke zoekt iemand om mee samen te werken; samen wordt het werk leuker en het is fijn om te kunnen sparren bij problemen.' Sandra raadt ook aan om de eerste paar aanvragen samen te doen.

'Daarnaast is het verstandig om de vrijwilligers goed in te lichten. Stuur bijvoorbeeld een email naar de vrijwilligers. Beschrijf hierin waarom een VOG belangrijk is en wat dit praktisch gezien inhoudt voor de vrijwilligers. De kans dat er iemand tegen is, wordt hierdoor aanzienlijk kleiner.'

De sportpedagogen van WSDH informeren en adviseren sportverenigingen over de regels rondom een gratis VOG. Daarnaast kunnen wij hulp bieden bij het aanvragen van de gratis VOG. Voor vragen of meer informatie kun je contact opnemen met onze coördinator positieve sportcultuur, Folkert Steen.